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海大生物工程12级

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关于公邮 陈进  

2014-10-29 18:30:50|  分类: 随笔 |  标签: |举报 |字号 订阅

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    公邮,是一个班级获取重要信息来源的工具,是班级与老师、团委,学生个人与班级之间相互交流沟通的重要枢纽,用图解的话,可以这样表示:

                     

关于公邮    陈进 - 梦想生工 - 海大生物工程12级

 

    其中,1、2为主要沟通渠道,3则为极少数情况下才会出现,由此可见,公邮对于一个班级建设的重要性,因此,我们应当给予公邮更多的关注,个人认为,可以从以下几个方面进行:

一.多登陆公邮,及时掌握最新消息通知(班委则要做好通知工作);

二.整理公邮。目前的公邮其整体情况还是呈现较为混乱的状态,除却少数几位积极的同学对几门课程的课件进行了归类整理,其它的下发的一些通知仍然是杂乱不已,从我个人的经历来看,要查找一封邮件并不是那么方便,个人认为,通知也当分门别类,可以依据内容相关度,可以按日期,等等(其实很多邮件应当及时清除,比如去年的,大多数以前的邮件都犹如“鸡肋”,食之无味,弃之可惜,其实,实在没多大用处的就该果断清除);

三.使用公邮发邮件应当十分注重礼仪。有些同学会通过公邮发送问题给老师,请教不懂之处,这很好,因为这不仅体现了其对学业的积极性,也可能正好帮助了具有同样疑惑的其他同学,但是,公邮毕竟不是个人邮箱,它代表的是整个班级的形象,所以就这一点来说,注重公邮礼仪是十分有必要的,千万不能让收到邮件的老师们一看到邮件就产生“这个班的学生怎么......”的不好印象,所以下面我将为大家呈现一些简单实用的邮件礼仪(其实这样的东西网上很多,但是希望不仅仅是看到,还应记住并运用到实践中去):

    1.一定不要空标题,这是最失礼的;

    2.标题要简短,不要冗长,并且能够直接明了地让收件人知道你的意图

    3.回复对方邮件时,应当根据内容需要更改标题,不要RE RE一大串

    4.邮件开头要称呼收件人,一般以对方职务来称呼最为礼貌,如“唐老师,王教授......”,切忌称呼全名,更不要逮谁都来个“Dear XXX”;

    5.开头要写问候语,最简单的“您好”,要在称呼的下一行空出两格写;

    6.结尾要写上“祝您顺利”之类的话,若是尊长,可以写“此致敬礼”;

    7.正文内容中,若对方不认识你,应当首先主动说明自己的身份,邮件正文要简明扼要地说清楚来意,不要学唐僧;

    8.最好在一次邮件中把所有事情说清楚,说准确,不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者是“更正”之类的邮件,这会让人很反感;

    9.当然不要犯一些低级的拼写错误,同时要注意拼音输入法带给你的弱智同音别字,发送之前一定要再三检查是否有误;

    10.如果邮件中带有附件,应在正文中提醒收件人查看附件,附件文件也应当有自己的名字,同时注意附件一般不要超过4个,数目过多时应压缩打包成一个文件,更重要的是,有附件一定不要忘了添加,不要发送空白邮件;

    11.邮件消息末尾一定要写上签名档,其中可以包括你的姓名职务班级等;

    12.收到别人来件时,应即刻回复对方一下,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,如果事情确实复杂,或者是你有事不能及时回复,也要注明“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会立即处理......”,不要让对方苦苦等待,记住,及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了;

    13.回复不得少于十个字,对方给你发来一封长长的邮件,你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,是非常不礼貌的,怎么着也得凑够10个字,以显示你的尊重;

    14.给对方发送特殊格式的文件时,应当注明打开方式,这样会给使用者带来很多方便;

   公邮虽然是我们生活中很小的部分,但是,细节有时能传达出非常重要的东西,再小的事情都应当认真细致对待,切不要“差不多主义”或者“这些事没必要那么认真...”,既然可以做到最好,为什么不做到最好?这并不是什么好胜心强要争什么的问题,这体现的是一个人的态度(顺便提一下,寝室卫生也一样,不要说些什么“没必要弄那么干净,那么认真”的话),希望我所说的能对大家起到一点作用,谢谢!

 

   

 

 

                            

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